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SIGUE del anterior.
Nombre y apellidos del afectado.
Documento Nacional de Identidad.
Petición en la que basa su solicitud.
Domicilio para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos que acredite la solicitud.
Medio a través del cual acredite la solicitud.
En el caso de que algún dato fuese incompleto o fuere omitido por el afectado, el responsable comunicará el defecto para que en el período más breve proceda a la subsanación, y así poder llevar a efecto los derechos de acceso, rectificación y cancelación anteriormente expuestos.
Caso aparte es que el fichero de información de obligaciones dinerarias no satisfechas sea cedido a un “fichero común” manejado o responsabilidad de una empresa que presta servicios de solvencia patrimonial y crédito. En este sentido, la problemática se acrecenta, aunque es un tema que abordaré en próximos artículos, señalar que en el caso que la Comunidad de Propietarios decidiese ceder los datos contenidos en su fichero de información dineraria a una empresa de las apuntadas en líneas precedentes, esta deberá asumir ciertas responsabilidades, a pesar de que no sea el responsable del fichero, pero sí como cedente de datos, y entre sus obligaciones destacar, la comunicación al responsable del fichero de solvencia patrimonial y de crédito cualquier variación, por mínima que sea, de las deudas contraídas por el co-propietario deudor con el acreedor, Comunidad de Propietarios.
Como conclusión decir, que al igual que las empresas, las Comunidades de Propietarios, en las cuales la mayoría vivimos, tratan datos nuestros, y como tales, creemos que son para organizar y gestionar mejor la propia Comunidad, sin embargo, hay aspectos que se nos escapan de las manos, y pueden llegar a tener una vital importancia en nuestro quehacer diario, puesto que podemos encontrarnos con que nuestros datos están pasando de mamo en mano sin saber el motivo. Y no sólo es una problemática en torno a nuestro entorno de vida, sino que además las personas que en teoría nos aportan o nos realizan el trabajo de gestión de una Comunidad, los Administradores de Fincas, pueden verse afectado por la presente problemática, sin saber o haberse parado a pensar en las graves consecuencias que el tratamiento de los datos puede acarrearles.
Viendo 1 - 20 de 26 comentarios
Derecho a llave contador luz/agua
Hola, vereis tengo el siguiente problema, por unos problemas que tengo en la factura de la luz, me veo en la obligación de apuntar diariamente lo que marca el contador de la luz, por lo que he solicitado al presidente que me preste la llave durante el tiempo necesario que deba realizar esto, indicandome que solo él tiene derecho a tener esa llave y que le llame cuando lo necesite que no me pondria pegas, pensando en la buena fé del hombre asi lo hice, el primer dia bajo amablemente, el segundo tuve que ir 3 veces para que consiguiera que bajará, el terder dia, me dijeron que se estaba duchando que lo llamara media hora despues , despues de este tiempo me dijeron que se habia marchado que volviera por la noche (pero claro, tengo que tomarlo siempre a la misma hora) , y ahora cada vez que llamo nunca está, se pone su mujer, su hija, etc... pero nunca está, puedo exigirle que me de una llave?
Pues desconozco que motivos tendrá, salvo el de que no le sale de los "h.....".
No puedo pedirsela al administrador porque no tenemos, solo tenemos presidente, y la verdad no se que puedo hacer porque ya incluso le di 2 voces a la mujer que algo asi como que era un pesado entre dientes me dijo, pero nada nada, que la llave no la suelta...
Y es de vital importancia para mi, para que me entendais me llegan todos los meses cerca de 300 € de luz y es un domicilio particular, el motivo de tomar la medida todos los días es porque aparentenemnte el contador funciona bien pero parece ser que en algun momento se dispara y es de lo que se trata averiguar cuando sucede esto....
¿Que medios tengo para reclamar esta llave?
No puedo pedirsela al administrador porque no tenemos, solo tenemos presidente, y la verdad no se que puedo hacer porque ya incluso le di 2 voces a la mujer que algo asi como que era un pesado entre dientes me dijo, pero nada nada, que la llave no la suelta...
Y es de vital importancia para mi, para que me entendais me llegan todos los meses cerca de 300 € de luz y es un domicilio particular, el motivo de tomar la medida todos los días es porque aparentenemnte el contador funciona bien pero parece ser que en algun momento se dispara y es de lo que se trata averiguar cuando sucede esto....
¿Que medios tengo para reclamar esta llave?
Karlosti: por su puesto que tienes derecho a tener la llave del cuarto de los contadores, a no ser que tengais acordado en Junta lo contrario. Si no es así, solicítale por burofax una copia de la llave de forma inmediata, indicándole que no existe ningún acuerdo que lo deniege, y que en caso de que se niege a entregarte una copia, le denunciaras.
Jordic, eso haré mañana pero me da que la llave no será una estandar porque aparte de la llave normal, tiene puesto un candado con 2 cancamos.
Jalisco, hace un ratito subí y le dije que si no habia ningun acuerdo me la tenia que dar y ahora me dice que si no hay ningun acuerdo, que lo tiene que estudiar, se hará una reunion para ver si me la dan o no me la dan, puedo enviar un burofax urgente de tal manera que si el acuerdo no existe como mi solicitud es anterior no puedan rechazarme la entrega de la llave.
Gracias a los dos.
Jalisco, hace un ratito subí y le dije que si no habia ningun acuerdo me la tenia que dar y ahora me dice que si no hay ningun acuerdo, que lo tiene que estudiar, se hará una reunion para ver si me la dan o no me la dan, puedo enviar un burofax urgente de tal manera que si el acuerdo no existe como mi solicitud es anterior no puedan rechazarme la entrega de la llave.
Gracias a los dos.
muy buenas, los vecinos no pueden tener copia de la llave de los contadores. la llave la deve de tener y custodiar el presidente, administrador, secretario siempre dos personas como minimo, por el caso de que si no puede ir una de las personas esta la otra. Tambien la empresa suministradora tiene una copia maestra para poder acceder a este cuarto de contadores para poder lerer las lecturas de los contadores, los dos candados que dice que tiene no pueden estar y si esta tambien deve de tener una copia la empresa suministradora. lo que te dice jalisco, manda el burofax e intenta haber si la empresa suministradora te quiere mandar un tecnico para que te abra con la llave maestra (que lo dudo mucho), pero como te digo es obligatorio que la llave la posea almenos dos personas. un saludo y no lo dejes
No se lo que dice la ley al respecto pero en mi comunidad que tendra unos 40 años de funcionamiento todos los propietarios tienen llave del cuarto de contadores.
Nunca habia valorado la necesidad o no de tenerla hasta ayer. Se rompio el contador del agua y, sin avisarme, la compañia vino a sustituirlo. Cuando volvi del trabajo estaba sin agua. Como hay obras supuse que se debia a esto. En resumen que me encontre a las 10 de la noche y sin agua. Tras llamar a la compañia me dijeron que comprobase si la llave de paso al contador estaba abierta.
El afministrador a esas horas.....tiene la oficina cerrada. El presidente, trabajando. En fin, gracias a esa copia pude resolver yo sola el problema.
Despues de 40 años, se quiera o no, la presidencia ha pasado por todos los propietarios y el que mas o el que menos se ha sacado una copia por si acaso, asi que se decidio "hacerlo por lo legal".
Nunca habia valorado la necesidad o no de tenerla hasta ayer. Se rompio el contador del agua y, sin avisarme, la compañia vino a sustituirlo. Cuando volvi del trabajo estaba sin agua. Como hay obras supuse que se debia a esto. En resumen que me encontre a las 10 de la noche y sin agua. Tras llamar a la compañia me dijeron que comprobase si la llave de paso al contador estaba abierta.
El afministrador a esas horas.....tiene la oficina cerrada. El presidente, trabajando. En fin, gracias a esa copia pude resolver yo sola el problema.
Despues de 40 años, se quiera o no, la presidencia ha pasado por todos los propietarios y el que mas o el que menos se ha sacado una copia por si acaso, asi que se decidio "hacerlo por lo legal".
El cuarto se llama centralización de contadores, y la llave que pose es una llave que está autorizada por la compañía eléctrica...Iberdrola por ejemplo, se supone que tú no tienes que tener esa llave ni los vecinos tampoco al presidente se la habrá dado el administrador de la comunidad que se le dan todas las llaves de zonas comunes cuando se entrega la obra. Los usuarios de los contadores son los únicos responsables si hay alguna manipulación.
No existe ningún texto legal , si preguntas a la compañía te dirá que nadie debe tener esa llave, hay un pequeño vacío legal, es un poco contradictorio lo que te digo pero es así, pero de todas formas te digo que no es aconsejable que nadie baje allí, allí no hay ningún automático que subir solo hay contadores de luz y fusibles, los vecinos que tengan problemas deberían hacer revisar sus casas con un electricista.
Espero haberte ayudado.
No existe ningún texto legal , si preguntas a la compañía te dirá que nadie debe tener esa llave, hay un pequeño vacío legal, es un poco contradictorio lo que te digo pero es así, pero de todas formas te digo que no es aconsejable que nadie baje allí, allí no hay ningún automático que subir solo hay contadores de luz y fusibles, los vecinos que tengan problemas deberían hacer revisar sus casas con un electricista.
Espero haberte ayudado.
todos los vecinos tenemos derecho a tener llave de los contadores al igual k tienes derecho a libro de actas y demas documentos comunitarios yo por ejemplo hago la lectura del gas online pk te hacen un 15% de descuento en la factura por ahorrarse papel si no tuviera las llaves ya me diras como lo hago yo y tanta gente ...pidele las llaves de toods los cuartos k para eso eres dueño de una parte de esa comunidad k es de todos no solo suya
Vamos a ver Yolvic no exageremos con derechos puesto que también hay obligaciones, los propietarios no tienen derecho a tener llaves de los contadores eléctricos, y si no denunciar y luego me contáis que tal os ha ido.
En cuanto a tus derechos sobre el libro de acta y documentos de la comunidad lo máximo que puedes conseguir es que te den un fotocopia del libro de actas y de algún documento no de todos, sobre todo donde aparecen nombres de propietarios o números de cuentas de los mismos ya que se puede incurrir en un delito de protección de datos, que acabaría pagándolo el secretario de la comunidad que es el que custodia los libros o el administrador.
En cuanto a tus derechos sobre el libro de acta y documentos de la comunidad lo máximo que puedes conseguir es que te den un fotocopia del libro de actas y de algún documento no de todos, sobre todo donde aparecen nombres de propietarios o números de cuentas de los mismos ya que se puede incurrir en un delito de protección de datos, que acabaría pagándolo el secretario de la comunidad que es el que custodia los libros o el administrador.
Administrador 22, siento contradecirle pero en la Agencia de Proteccion de datos y precisamente ante una consulta sobre a que documentacion de la comunidad a la que los propietarios tenemos derecho, responden sin hacer restricciones de los mismos. El cumplimiento de la LPH (donde no se especifican restricciones en la documentacion accesible) esta por encima de la LOPD, es mas, los estatutos de la comunidad estarian por encima de la LOPD.
Otra cosa es que, como usted bien dice, hay ciertos datos (DNI o nº de cuenta) que por prudencia no sea conveniente que se "hagan publicos", pero para eso se invento el tipex. En la fotocopia, se tapan con el y sorprendentemente tenemos un documento accesible y con todas las garantias legales de LOPD.
En cuanto a los nombres de propietarios ¿Porque es delito que los proporcione el administrador y no lo es cuando los proporciona el registrador de la propiedad?.
Sin mas, un saludo.
Otra cosa es que, como usted bien dice, hay ciertos datos (DNI o nº de cuenta) que por prudencia no sea conveniente que se "hagan publicos", pero para eso se invento el tipex. En la fotocopia, se tapan con el y sorprendentemente tenemos un documento accesible y con todas las garantias legales de LOPD.
En cuanto a los nombres de propietarios ¿Porque es delito que los proporcione el administrador y no lo es cuando los proporciona el registrador de la propiedad?.
Sin mas, un saludo.
Espero que con esto que de contestada tu pregunta:
Por último, nos haremos eco de un supuesto de vital importancia e interés, los datos de los co-propietarios morosos, aquellos que no hacen frente al pago de las respectivas cuotas de Comunidad. A este respecto, hacer alusión el artículo 29 de LOPD, aunque le complementan las Normas 1ª, 2ª y 4ª de la Instrucción 1/1995, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, relativa a la Prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito, y la Norma 4ª de la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos, relativa al Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación. Dentro de este apartado hay que diferenciar dos tipos de ficheros, de una parte, ficheros que tienen como finalidad servir de referencia a las posibilidades económicas y financieras de una persona física, y que son elaborados gracias a fuentes accesibles al público, como por ejemplo sentencias o periódicos, o bien los ha facilitado la propia persona física, o bien han sido cedidos con el consentimiento expreso de la misma. De otra parte, los ficheros que tienen como fin informar del cumplimiento o no de las obligaciones dinerarias correspondientes, y los datos que albergan han sido facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés. Pero, en esta última distinción, hay que tener en cuenta que estaríamos ante dos tipos de ficheros, primero, el del propio acreedor con el que el deudor ha contraído una obligación dineraria, y segundo el fichero que nace con la finalidad de prestar información sobre dicho incumplimiento o morosidad, es decir, la cesión de esos datos, por parte del acreedor, al denominado por la APD “fichero común”. De esta diferenciación inicial, entendemos que la mayoría de los ficheros de las Comunidades de Propietarios que contengan datos referentes a obligaciones dinerarias, estarían encuadrados dentro de la segunda clase de ficheros anteriormente descritos. En principio, la Comunidad de Propietarios no incurre en ninguna infracción por establecer o crear un fichero de deudores, puesto que no es necesario el consentimiento del afectado, tanto para la recogida del dato, como para su tratamiento, siempre y cuando cumplan con una serie de requisitos: Primero, los datos que maneje o recabe deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación a la finalidad del mismo, en consecuencia, el acreedor (Comunidad de Propietarios) deberá cumplir con el principio de calidad de los datos, recogido en el artículo 4 LOPD. Segundo, la deuda ha de ser cierta y veraz, además de ser puesta al día, por lo que la persona encargada de llevar la contabilidad de la Comunidad (casi siempre el Administrador, ya que suele ser la persona que se hace cargo de la entrega de recibos y constancia de pago) habrá de efectuar el requerimiento de pago oportuno para comprobar o dar fe de la deuda contraída por el deudor (co-propietario). Premisa importante a este respecto es que no se podrá incluir como dato de insolvencia aquel sobre el que recaiga algún tipo de prueba documental que haga que el dato se encuentre en entredicho o no se pruebe su autenticidad. Tercero, todos las personas que se encuentren en el fichero de información de obligaciones dinerarias tienen reconocidos los derechos de acceso, rectificación y cancelación. De este modo, cualquiera de estas personas puede enviar una solicitud al responsable del tratamiento para solicitar la cancelación o rectificación de ciertos datos por considerarlos erróneos o por que no se encuentran actualizados. Dicha solicitud ha de ser contestada en un plazo de cinco días por el responsable del fichero (artículo 15.2 del R.D. 1332/1994). Si por el contrario, la persona afecta desease tener acceso, el responsable le comunicará, en todo caso, todos los datos que estuviesen contenidos en dicho fichero de información de obligaciones dinerarias. En cualquier caso, para poder llevar a cabo dichos derechos el afectado deberá aportar la siguiente documentación (Norma 1ª de la Instrucción 1/1998):
Por último, nos haremos eco de un supuesto de vital importancia e interés, los datos de los co-propietarios morosos, aquellos que no hacen frente al pago de las respectivas cuotas de Comunidad. A este respecto, hacer alusión el artículo 29 de LOPD, aunque le complementan las Normas 1ª, 2ª y 4ª de la Instrucción 1/1995, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, relativa a la Prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito, y la Norma 4ª de la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos, relativa al Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación. Dentro de este apartado hay que diferenciar dos tipos de ficheros, de una parte, ficheros que tienen como finalidad servir de referencia a las posibilidades económicas y financieras de una persona física, y que son elaborados gracias a fuentes accesibles al público, como por ejemplo sentencias o periódicos, o bien los ha facilitado la propia persona física, o bien han sido cedidos con el consentimiento expreso de la misma. De otra parte, los ficheros que tienen como fin informar del cumplimiento o no de las obligaciones dinerarias correspondientes, y los datos que albergan han sido facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés. Pero, en esta última distinción, hay que tener en cuenta que estaríamos ante dos tipos de ficheros, primero, el del propio acreedor con el que el deudor ha contraído una obligación dineraria, y segundo el fichero que nace con la finalidad de prestar información sobre dicho incumplimiento o morosidad, es decir, la cesión de esos datos, por parte del acreedor, al denominado por la APD “fichero común”. De esta diferenciación inicial, entendemos que la mayoría de los ficheros de las Comunidades de Propietarios que contengan datos referentes a obligaciones dinerarias, estarían encuadrados dentro de la segunda clase de ficheros anteriormente descritos. En principio, la Comunidad de Propietarios no incurre en ninguna infracción por establecer o crear un fichero de deudores, puesto que no es necesario el consentimiento del afectado, tanto para la recogida del dato, como para su tratamiento, siempre y cuando cumplan con una serie de requisitos: Primero, los datos que maneje o recabe deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación a la finalidad del mismo, en consecuencia, el acreedor (Comunidad de Propietarios) deberá cumplir con el principio de calidad de los datos, recogido en el artículo 4 LOPD. Segundo, la deuda ha de ser cierta y veraz, además de ser puesta al día, por lo que la persona encargada de llevar la contabilidad de la Comunidad (casi siempre el Administrador, ya que suele ser la persona que se hace cargo de la entrega de recibos y constancia de pago) habrá de efectuar el requerimiento de pago oportuno para comprobar o dar fe de la deuda contraída por el deudor (co-propietario). Premisa importante a este respecto es que no se podrá incluir como dato de insolvencia aquel sobre el que recaiga algún tipo de prueba documental que haga que el dato se encuentre en entredicho o no se pruebe su autenticidad. Tercero, todos las personas que se encuentren en el fichero de información de obligaciones dinerarias tienen reconocidos los derechos de acceso, rectificación y cancelación. De este modo, cualquiera de estas personas puede enviar una solicitud al responsable del tratamiento para solicitar la cancelación o rectificación de ciertos datos por considerarlos erróneos o por que no se encuentran actualizados. Dicha solicitud ha de ser contestada en un plazo de cinco días por el responsable del fichero (artículo 15.2 del R.D. 1332/1994). Si por el contrario, la persona afecta desease tener acceso, el responsable le comunicará, en todo caso, todos los datos que estuviesen contenidos en dicho fichero de información de obligaciones dinerarias. En cualquier caso, para poder llevar a cabo dichos derechos el afectado deberá aportar la siguiente documentación (Norma 1ª de la Instrucción 1/1998):
SIGUE del anterior.
Nombre y apellidos del afectado.
Documento Nacional de Identidad.
Petición en la que basa su solicitud.
Domicilio para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos que acredite la solicitud.
Medio a través del cual acredite la solicitud.
En el caso de que algún dato fuese incompleto o fuere omitido por el afectado, el responsable comunicará el defecto para que en el período más breve proceda a la subsanación, y así poder llevar a efecto los derechos de acceso, rectificación y cancelación anteriormente expuestos.
Caso aparte es que el fichero de información de obligaciones dinerarias no satisfechas sea cedido a un “fichero común” manejado o responsabilidad de una empresa que presta servicios de solvencia patrimonial y crédito. En este sentido, la problemática se acrecenta, aunque es un tema que abordaré en próximos artículos, señalar que en el caso que la Comunidad de Propietarios decidiese ceder los datos contenidos en su fichero de información dineraria a una empresa de las apuntadas en líneas precedentes, esta deberá asumir ciertas responsabilidades, a pesar de que no sea el responsable del fichero, pero sí como cedente de datos, y entre sus obligaciones destacar, la comunicación al responsable del fichero de solvencia patrimonial y de crédito cualquier variación, por mínima que sea, de las deudas contraídas por el co-propietario deudor con el acreedor, Comunidad de Propietarios.
Como conclusión decir, que al igual que las empresas, las Comunidades de Propietarios, en las cuales la mayoría vivimos, tratan datos nuestros, y como tales, creemos que son para organizar y gestionar mejor la propia Comunidad, sin embargo, hay aspectos que se nos escapan de las manos, y pueden llegar a tener una vital importancia en nuestro quehacer diario, puesto que podemos encontrarnos con que nuestros datos están pasando de mamo en mano sin saber el motivo. Y no sólo es una problemática en torno a nuestro entorno de vida, sino que además las personas que en teoría nos aportan o nos realizan el trabajo de gestión de una Comunidad, los Administradores de Fincas, pueden verse afectado por la presente problemática, sin saber o haberse parado a pensar en las graves consecuencias que el tratamiento de los datos puede acarrearles.
Perdonar leer estos dos primero y luego los dos siguientes:
Todo propietario de una vivienda en régimen de propiedad horizontal tiene inherentes una serie de deberes y obligaciones tipificadas en la Ley 8/1999, de 6 de abril, de Reforma de la Ley 49/1960 sobre Propiedad Horizontal. No obstante, el lugar donde se encuentra ubicada nuestra vivienda o local (edificio, urbanización, zona residencial) es compartido por otros propietarios, por lo que se hace necesaria una forma organizativa capaz de establecer una normas o preceptos de convivencia (Estatutos de Comunidad), es la denominada Comunidad de Propietarios, formada por todos y cada uno de los propietarios de las viviendas (co-propietarios) que conforman nuestro lugar de residencia.
La Junta de Gobierno establecida al efecto en todas y cada una de las Comunidades de Propietarios que cuenten con más de cuatro propietarios deberá establecer los siguientes cargos: Junta de Propietarios, Presidente, Secretario y Administrador, siendo estos dos últimos acumulables bajo una misma persona. Además, señalar que el cargo de Administrador puede ser ostentado por un Administrador de Fincas si así es acordado por la Junta de Propietarios.
Este artículo no pretende ser una orientación de los diferentes derechos, obligaciones y deberes que toda Junta de Gobierno, y más los Administradores, han de tener en referencia con la Comunidad de Propietarios a la que representa, sino más bien una guía práctica de los datos que maneja dicha Junta y que afectan a todos los co-propietarios pertenecientes a la Comunidad de Propietarios. Adquiere relevancia significativa la delimitación de las figuras de responsable y encargado de tratamiento, para el caso en que la figura del administrador sea ostentada por una persona perteneciente a un colegio profesional (Administrador de Fincas), sin olvidarnos de los temas de los co-propietarios que no hacen frente a los pagos derivados de la Comunidad, los denominados morosos o impagados, y de todos aquellos aspectos que aluden al tratamiento propio de los datos.
En primer lugar, en referencia a la diferenciación entre responsable y encargado de tratamiento, para el caso en que sea un Administrador de Fincas el que represente el cargo de administrador dentro de la Comunidad de Propietarios, la problemática se suscita en torno a si la Comunidad de Propietarios es el responsable del fichero o, si por el contrario, el Administrador de Fincas va a ostentar dicha figura y no la de encargado de tratamiento. Si tomamos como referencia el artículo 3 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), entre sus definiciones nos encontramos con la figura de responsable del fichero, en este sentido nos dice que es toda “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. Por lo tanto, la persona jurídica que va a decidir sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos que tenga recabados de los diferentes co-propietarios será la propia Comunidad de Propietarios, puesto que por Estatutos y por Ley recae sobre los diferentes órganos de gobierno que la constituyen el cumplimiento de todos y cada uno de los deberes y obligaciones para que llegue a buen puerto todos los asuntos que sean necesarios para la mejor convivencia y organización, tanto a nivel administrativo, como a nivel de gestión. Sin embargo, la posibilidad que el propio artículo 20 apartado f) de la Ley de Propiedad Horizontal, al hacer mención a las funciones atribuidas al administrador, permita a la Junta la posibilidad de conferirle otras atribuciones diferentes a las establecidas por Ley o por Estatutos, no significa que el Administrador de Fincas pueda ostentar la figura de responsable del fichero, puesto que la labor que realiza el mismo, sólo es un servicio que presta para Comunidad para la cual trabaja. Es este el punto diferenciador entre la figura de responsable y la de encargado, y así lo expresa la propia LOPD en su artículo 12, al señalar que “no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento”. Sin embargo, cabe apuntar que el propio Administrador de Fincas o la empresa para la cual trabaja será responsable de los datos recabados para la actividad empresarial que desarrolla (clientes, facturas, contactos, etc). En definitiva, el administrador es parte de la Junta de Gobierno, y por lo tanto, como parte representativa, no será responsable del fichero creado por la Comunidad, pero sí será encargado de tratamiento en la materia relativa a la custodia de los datos y acceso, sin embargo, el propio Administrador de Fincas será responsable, como he apuntado anteriormente, de los datos que maneje dentro de su actividad empresarial.
Todo propietario de una vivienda en régimen de propiedad horizontal tiene inherentes una serie de deberes y obligaciones tipificadas en la Ley 8/1999, de 6 de abril, de Reforma de la Ley 49/1960 sobre Propiedad Horizontal. No obstante, el lugar donde se encuentra ubicada nuestra vivienda o local (edificio, urbanización, zona residencial) es compartido por otros propietarios, por lo que se hace necesaria una forma organizativa capaz de establecer una normas o preceptos de convivencia (Estatutos de Comunidad), es la denominada Comunidad de Propietarios, formada por todos y cada uno de los propietarios de las viviendas (co-propietarios) que conforman nuestro lugar de residencia.
La Junta de Gobierno establecida al efecto en todas y cada una de las Comunidades de Propietarios que cuenten con más de cuatro propietarios deberá establecer los siguientes cargos: Junta de Propietarios, Presidente, Secretario y Administrador, siendo estos dos últimos acumulables bajo una misma persona. Además, señalar que el cargo de Administrador puede ser ostentado por un Administrador de Fincas si así es acordado por la Junta de Propietarios.
Este artículo no pretende ser una orientación de los diferentes derechos, obligaciones y deberes que toda Junta de Gobierno, y más los Administradores, han de tener en referencia con la Comunidad de Propietarios a la que representa, sino más bien una guía práctica de los datos que maneja dicha Junta y que afectan a todos los co-propietarios pertenecientes a la Comunidad de Propietarios. Adquiere relevancia significativa la delimitación de las figuras de responsable y encargado de tratamiento, para el caso en que la figura del administrador sea ostentada por una persona perteneciente a un colegio profesional (Administrador de Fincas), sin olvidarnos de los temas de los co-propietarios que no hacen frente a los pagos derivados de la Comunidad, los denominados morosos o impagados, y de todos aquellos aspectos que aluden al tratamiento propio de los datos.
En primer lugar, en referencia a la diferenciación entre responsable y encargado de tratamiento, para el caso en que sea un Administrador de Fincas el que represente el cargo de administrador dentro de la Comunidad de Propietarios, la problemática se suscita en torno a si la Comunidad de Propietarios es el responsable del fichero o, si por el contrario, el Administrador de Fincas va a ostentar dicha figura y no la de encargado de tratamiento. Si tomamos como referencia el artículo 3 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), entre sus definiciones nos encontramos con la figura de responsable del fichero, en este sentido nos dice que es toda “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. Por lo tanto, la persona jurídica que va a decidir sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos que tenga recabados de los diferentes co-propietarios será la propia Comunidad de Propietarios, puesto que por Estatutos y por Ley recae sobre los diferentes órganos de gobierno que la constituyen el cumplimiento de todos y cada uno de los deberes y obligaciones para que llegue a buen puerto todos los asuntos que sean necesarios para la mejor convivencia y organización, tanto a nivel administrativo, como a nivel de gestión. Sin embargo, la posibilidad que el propio artículo 20 apartado f) de la Ley de Propiedad Horizontal, al hacer mención a las funciones atribuidas al administrador, permita a la Junta la posibilidad de conferirle otras atribuciones diferentes a las establecidas por Ley o por Estatutos, no significa que el Administrador de Fincas pueda ostentar la figura de responsable del fichero, puesto que la labor que realiza el mismo, sólo es un servicio que presta para Comunidad para la cual trabaja. Es este el punto diferenciador entre la figura de responsable y la de encargado, y así lo expresa la propia LOPD en su artículo 12, al señalar que “no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento”. Sin embargo, cabe apuntar que el propio Administrador de Fincas o la empresa para la cual trabaja será responsable de los datos recabados para la actividad empresarial que desarrolla (clientes, facturas, contactos, etc). En definitiva, el administrador es parte de la Junta de Gobierno, y por lo tanto, como parte representativa, no será responsable del fichero creado por la Comunidad, pero sí será encargado de tratamiento en la materia relativa a la custodia de los datos y acceso, sin embargo, el propio Administrador de Fincas será responsable, como he apuntado anteriormente, de los datos que maneje dentro de su actividad empresarial.
El problema que surge de la mencionada relación laboral entre el administrador y la Comunidad de Propietarios es la ubicación de los ficheros de datos de los co-propietarios, es decir, en la mayoría de los casos será el propio Administrador de Fincas quien se encargue de la custodia de esos datos, bien almacenándolos en su propio ordenador, bien en un espacio físico diferente de las instalaciones de la comunidad (por lo general, en la empresa de Administradores de Fincas para la cual trabaja). Dicha ubicación es considerada como un servicio que el Administrador de Fincas presta a la Comunidad, por lo que será necesario que dicho servicio sea regulado a través de un contrato, en el que se definan perfectamente las finalidades de dicho servicio y las medidas de seguridad a aplicar para llevar a cabo el mismo.
Si retomamos la primera y única de las posibilidades, que sea responsable del tratamiento la propia Comunidad de Propietarios, esta tendrá las diferentes obligaciones que se le atribuye a tal figura bajo la LOPD. En todo caso, cabe destacar como aspecto fundamental el consentimiento de los co-propietarios para el tratamiento de sus datos. La propia LOPD, en su artículo 6.1 nos dice que “el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”. Esto quiere decir, ¿qué todos y cada uno de lo co-propietarios que conforman la Comunidad han de dar su consentimiento inequívoco para que sus datos sean tratados? La respuesta es rotunda, no, puesto que se exime de prestar consentimiento cuando los datos que se recaben “se refieran a las partes de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento” (artículo 6.2 LOPD), es decir, que los datos recabados por la propia Comunidad de Propietarios no necesitarán el consentimiento de los co-propietarios para llevar a cabo su labor principal: el funcionamiento, organización y gestión de la misma, ya que estos se encuentran vinculados a la misma por la compra-venta de la vivienda, debiendo asumir todas y cada una de las obligaciones reflejadas, bien por los estatutos de la propia Comunidad, bien por Ley.
Punto importante, para la figura de los administradores, es la posibilidad de dejar de asumir tal figura. En estos casos, la LOPD es clara respecto de las obligaciones y deberes que ha de cumplir, por un lado, el deber de secreto recogido en el artículo 10, y de otra parte, la obligación de devolver o destruir los datos una vez finalizada la prestación del servicio (artículo 12 LOPD). En relación al deber de secreto, comentar que no sólo la Comunidad de Propietarios como responsable, sino que el administrador como encargado de tratamiento ha de mantener la confidencialidad de los mismos, durante y después de la finalización de sus relaciones con la Comunidad. De esta forma, el artículo 10 dice que “el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero automatizado o, en su caso, con el responsable del mismo”. En segundo lugar, en referencia a la obligación de devolver los datos o destruirlos comentar que, al tener que suscribir, en la mayoría de los casos, un contrato de prestación de servicios entre la Comunidad y el Administrador de Fincas para regular, el tema de la custodia de los datos y las medidas de seguridad a implantar para permitir el acceso a los mismos, en el supuesto que se rompiese la relación existente entre las dos partes, Comunidad y Administrador, este último debería devolver los datos a la comunidad y bloquear aquellos datos que hayan sido necesarios a efectos fiscales durante un período de cuatro años, transcurrido el cual se podrá proceder a la supresión. El mencionado artículo 12 LOPD hace referencia a esta situación cuando dice que “una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento”.
Si retomamos la primera y única de las posibilidades, que sea responsable del tratamiento la propia Comunidad de Propietarios, esta tendrá las diferentes obligaciones que se le atribuye a tal figura bajo la LOPD. En todo caso, cabe destacar como aspecto fundamental el consentimiento de los co-propietarios para el tratamiento de sus datos. La propia LOPD, en su artículo 6.1 nos dice que “el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”. Esto quiere decir, ¿qué todos y cada uno de lo co-propietarios que conforman la Comunidad han de dar su consentimiento inequívoco para que sus datos sean tratados? La respuesta es rotunda, no, puesto que se exime de prestar consentimiento cuando los datos que se recaben “se refieran a las partes de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento” (artículo 6.2 LOPD), es decir, que los datos recabados por la propia Comunidad de Propietarios no necesitarán el consentimiento de los co-propietarios para llevar a cabo su labor principal: el funcionamiento, organización y gestión de la misma, ya que estos se encuentran vinculados a la misma por la compra-venta de la vivienda, debiendo asumir todas y cada una de las obligaciones reflejadas, bien por los estatutos de la propia Comunidad, bien por Ley.
Punto importante, para la figura de los administradores, es la posibilidad de dejar de asumir tal figura. En estos casos, la LOPD es clara respecto de las obligaciones y deberes que ha de cumplir, por un lado, el deber de secreto recogido en el artículo 10, y de otra parte, la obligación de devolver o destruir los datos una vez finalizada la prestación del servicio (artículo 12 LOPD). En relación al deber de secreto, comentar que no sólo la Comunidad de Propietarios como responsable, sino que el administrador como encargado de tratamiento ha de mantener la confidencialidad de los mismos, durante y después de la finalización de sus relaciones con la Comunidad. De esta forma, el artículo 10 dice que “el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero automatizado o, en su caso, con el responsable del mismo”. En segundo lugar, en referencia a la obligación de devolver los datos o destruirlos comentar que, al tener que suscribir, en la mayoría de los casos, un contrato de prestación de servicios entre la Comunidad y el Administrador de Fincas para regular, el tema de la custodia de los datos y las medidas de seguridad a implantar para permitir el acceso a los mismos, en el supuesto que se rompiese la relación existente entre las dos partes, Comunidad y Administrador, este último debería devolver los datos a la comunidad y bloquear aquellos datos que hayan sido necesarios a efectos fiscales durante un período de cuatro años, transcurrido el cual se podrá proceder a la supresión. El mencionado artículo 12 LOPD hace referencia a esta situación cuando dice que “una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento”.
