Las actas las redacta y cierra con su firma el secretario, con el visto bueno de la firma del presidente. No hace falta que las firme nadie más, ni ello les va a dar más valor.
Cuando el Secretario-Administrador, solicita a varios propietarios asistentes a una Junta, que firmen el acuerdo tomado en un determinado punto, ¿es preceptivo que dichos propietarios que firman, deban estar perfectamente identificados, o es suficiente con unas firmas ilegibles?.
Por lo general el Acta se realiza en papel normal y se envía una copia a cada propietario, esto no es un Acta provisional es el Acta que después se pasa al libro de Actas. En otras comunidades se hacen las Actas directamente en el libro, en mi opinión es mejor hacer las Actas en papel ya que se evita los tachones que en alguna ocasión hay que hacer en el libro.
También existen libros con hojas desmontables que se pueden poner en la impresora, es cómodo y limpio ya que se entiende mejor que escrito a mano.
No es necesario que las Actas la firmen todos, con que la firme el secretario con el visto bueno del presidente ya vale, cuando este en el libro, entonces se invita al resto de propietarios que si quieren firmen.
En tu caso cuando tengáis el libro pasáis las Actas y ya esta todo solucionado.
Se han hecho actas en papel no oficial firmados por los asistentes ya que el libro esta en tramites de registro
en una de las actas se refleja que se transcribiran las mismas al libro una vez recibido.