Protección de datos en el sector inmobiliario

Víctor Roselló Mallol, abogado
E-mail : victor@rosello-mallol.com
Web : www.rosello-mallol.com

Algo se está moviendo en el sector inmobiliario en relación a su progresiva adaptación a la normativa de protección de datos en vigor. Acciones concretas de sujetos implicados desde perspectivas distintas (AGPD y AEGI) y ciertos hechos así lo demuestran. El recelo con que muchos empresarios de este sector tratan los datos personales de los titulares de las propiedades que gestionan y la gran cantidad de datos que en muchos casos se recaban (por ejemplo recolección de nóminas o declaraciones de IRPF para evaluar la situación económica de ciertos clientes), junto con las acciones que a continuación comentaremos, deberían representar el empujón definitivo para que se acabe aplicando de forma mayoritaria y de una vez por todas la LOPD en este sector determinado, donde el almacenamiento y tratamiento de datos personales, resulta básico para el día a día de las empresas que lo integran.

Empecemos por dos acciones concretas pero significativas. En la memoria de 2002 de la AGPD se incluye una consulta sobre quién debe considerarse responsable de los ficheros de las Comunidades de Propietarios. La resolución de dicha consulta afecta de forma muy directa, además de a las propias comunidades, a agentes inmobiliarios que, además de su actividad de intermediación propiamente dicha, se encargan de la administración de las mencionadas comunidades. Esta consulta además, determina que el responsable del fichero en cuanto a aquellos datos personales que la Comunidad de Propietarios genera por su propia existencia (fichero de propietarios, en todos casos y de trabajadores y proveedores en muchos otros) es la propia comunidad. Desconocemos a fecha de hoy qué cantidad de Comunidades de Propietarios han registrado sus ficheros ante el Registro General de la AGPD ya que los códigos de actividad que deben declararse no incluyen una categoría específica para los mismos. A pesar del desconocimiento del impacto en forma de ficheros inscritos después de esta consulta resuelta por la AGPD, si que consideramos que a partir de ese momento, los administradores de fincas se percataron que la LOPD también iba con ellos, Circulares de distintos colegios de administraciones de fincas así lo demuestran.

La segunda acción, a mi entender mucho más significativa y que debería dar un importante impulso a este sector en la materia que nos ocupa, es la inscripción en el Registro General de la AGPD, el 29 de diciembre de 2004 del Código Tipo del Sector de la Intermediación Inmobiliaria. Asociación Empresarial de Gestión Inmobiliaria (AEGI). Éste es el 11º Código Tipo que se inscribe en el Registro General y encuentra su base legal en el artículo 32 de la LOPD. Los Códigos Tipo consisten en códigos deontológico o de buenas prácticas que pretenden adaptar las disposiciones de la LOPD a un sector económico determinado, respondiendo así a sus concretas particularidades. La posterior revisión e inscripción del mismo por parte de la AGPD asegura su adecuación a la legalidad vigente. El Código Tipo ha sido elaborado por la Asociación Empresarial de Gestión Inmobiliaria (AEGI), que cuenta con 78 de las empresas mayoritarias del sector, por lo que si bien éste código no está dirigido a todos los agentes de intermediación sino a sus propios asociados, si que puede servir como punto de partida para todos los empresarios del sector.

El Código Tipo incide de forma clara en como garantizar a los titulares de datos personales los derechos que la LOPD les reconoce (desde el derecho de información hasta los incluidos en los artículos 6.4, 15 y 16 de la ley). Respecto al derecho de información a los titulares, creo importante destacar la puntualización que se hace en el supuesto que los datos sean obtenidos de fuentes accesibles al público. Señalamos este punto ya que es práctica habitual del sector la recolección de datos de titulares de inmuebles a través de páginas web o portales C2C dedicados a dicha actividad, para la posterior oferta de servicios de intermediación a dichas personas. En ese sentido es necesario recordar que Internet no es considerada una fuente accesible al público por el artículo 3 j) LOPD por lo que estas prácticas resultan contrarias a la ley y quedan fuera de las previsiones del Código Tipo. En cuanto al ejercicio de los derechos de los afectados simplemente señalar que como causa de denegación del derecho de acceso se indican además de que dicha petición se realice en períodos inferiores a 12 meses o que se lleve a cabo por persona distinta del afectados el supuesto de que "el interesado no acredite un interés legítimo". Esta previsión, a mi modesto entender, no se corresponde con el contenido del artículo 14.2 del RD 1334/1999, que sólo prevé como causa de denegación del derecho "cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del afectado" limitación que debe sumarse a la del artículo 15.3 de la LOPD que establece el límite temporal anteriormente citado.

El segundo gran bloque del Código Tipo incide en los principios reguladores del derecho de protección de datos. Resulta digno de destacar, en esta línea tanto la previsión del tiempo máximo que deben conservarse datos personales según las circunstancias, así como la descripción de los supuestos en los que los empresarios están facultados para la recopilación de datos especialmente protegidos. Por otra parte también encuentran respuesta en relación de la forma y necesidad del consentimiento del afectado, otras actividades habituales de las empresas del sector como son la prestación de servicios accesorios a la propia gestión inmobiliaria (por ejemplo gestión de hipotecas) o los procedimientos de "scoring" (comprobación de solvencia económica). Finalmente el Código Tipo también analiza situaciones más o menos habituales como la cesión de datos a terceros, las figuras habituales que deben entenderse como encargados del tratamiento y las transferencias internacionales de datos.

En definitiva pues el Código Tipo puede y debe servir como guía básica a la implantación en el sector, de la LOPD con lo que corresponde aplaudir su publicación esperando que se proyecte en la realidad de un sector de gran competencia, donde el tratamiento de datos personales resulta básico, a veces conflictivo, y donde la progresiva implantación de las tecnologías de la información ha hecho aumentar los riesgos de dicho tratamiento.

Por último un hecho. Las estadísticas demuestran que el segundo sector que más ficheros privados ha inscrito ante el Registro General de la AGPD durante enero de 2005 es el de actividades inmobiliarias con 1.548, lo que le sitúa en el total, como sexto sector de actividad con más ficheros inscritos. Durante dicho mes este sector, únicamente fue superado en número de ficheros privados inscritos por el epígrafe de "Actividades asociativas diversas"; casualidad o no, éste es el código de actividad donde los colegios de administradores de fincas recomendaban inscribir los ficheros titularidad de las Comunidades de Propietarios, una vez conocida la consulta de la AGPD a la que en el inicio se hacía referencia.